Web Marketing Podcast di Alessandro Mazzù: ascolta & scarica

«Il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile». Forse hai già sentito questa massima. Ma chi l’ha detta? L’autore è il celeberrimo Cyril Northcote Parkinson, istrionico professore britannico presso l’università di Singapore che, tra le altre cose, nel 1955 scrisse un articolo di stampo umoristico sull’Economist, nel quale ironizzava in modo piuttosto tagliente sulla tipica burocrazia governativa. Tale fu il successo di quell’articolo che da lì a poco quel breve testo fu ripreso e argomentato approfonditamente, dando vita a quello che divenne in poco tempo un best seller: parlo, ovviamente, del famoso libro La legge di Parkinson. Si tratta di un saggio sarcastico che, con il suo tono sempre in bilico tra il serio e il faceto è diventato un vero e proprio classico per chi studia l’organizzazione delle aziende e della pubblica amministrazione.

In quel libro si discorre amabilmente, in modo leggero ma allo stesso tempo acuto, di finanza, del successo, del momento del pensionamento e di tutti i labirinti e nonsense tipici della burocrazia. Il fulcro dell’opera, però, è costituito proprio da quella che viene ricordata come la Legge di Parkinson, una vera chicca per chi vuole imparare a gestire in modo migliore il proprio tempo. Negli ultimi mesi ho presentato di sovente questo pensiero di Parkinson ai miei studenti e, visto l’interesse suscitato, ho voluto ripetermi – e dilungarmi – qui, sul mio sito, nella convinzione che anche tu possa trarre giovamento da questo modello e dalle considerazioni che si possono fare a proposito.

Di fatto, il succo della Legge di Parkinson corrisponde alla frase che ho citato in apertura. In altre parole, Cyril spiegava che il nostro lavora dura sempre il necessario per colmare il tempo disponibile per farlo. E questo vale per tutti, per i consulenti come per gli studenti. Hai un progetto da portare a termine entro 4 mesi? Per finire quel progetto molto probabilmente impiegherai proprio 4 mesi. La deadline per la consegna di quel compito scade tra una settimana esatta? Sono abbastanza certo che consegnerai quel compito tra 6 giorni, 23 ore e 55 minuti.

Insomma, quando lavoriamo tendiamo a sfruttare fino all’ultimo secondo del tempo a nostra disposizione. Non è una questione di pigrizia, né di lentezza, e neanche, di per sé, di distrazione. O meglio, si tratta di tutto questo, ma ancor prima di stratta di qualcos’altro. Quello che Parkinson ha descritto in proprie frasi corrisponde infatti al nostro modello organizzativo automatico, per ragioni innate, culturali e sociali. Se abbiamo 5 ore a disposizione per portare a termine un lavoro, le utilizziamo tutte quante, perché siamo convinti che quell’attività meriti tutte quelle 5 ore. In effetti Parkinson non si limitava a dire solamente che

«il lavoro si espande fino ad occupare tutto il tempo disponibile»,

ma aggiungeva che

«più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo».

Insomma, abbiamo la tendenza a soppesare l’importanza di un lavoro non tanto in base al lavoro in sé, quanto invece guardando al tempo a nostra disposizione. Un’attività che dobbiamo fare in un’ora sarà una bazzecola, mentre un’attività cui è stata assegnata un’intera giornata sarà bella incasinata. Un elemento, insomma, spiega l’altro, o almeno è così che vede questa situazione il nostro subconscio.

Ma è davvero così? Quante volte tu, consulente, ti sei ritrovato a fissare degli incontri con dei clienti riservando un’ora in agenda, per poi ritrovarti a pensare – dopo aver effettivamente impiegato tutti i 60 minuti a tua disposizione – che se avessi invece riservato solamente 30 minuti avresti raggiunto lo stesso medesimo risultato, senza però sprecare una mezz’ora in più?

Al fatto che, secondo Parkinson, con l’aumentare del tempo a disposizione si riduce l’efficienza, va poi sommato il fatto – indiscutibile – per il quale in molti casi noi non siamo per nulla in grado di calcolare e preventivare in modo preciso il tempo che una determinata attività può richiedere, sovrastimando o sottostimando il lavoro da fare.

Ma sai qual è il bello? Che quando riserviamo troppo tempo, finiamo per utilizzarlo comunque tutto; e quando ne riserviamo invece troppo poco, correndo come degli ossessi ed eliminando pause morte, telefonate, pranzi e qualche ora di sonno, riusciamo quasi sempre comunque a rispettare la deadline, per quanto sbagliata in difetto.

E questo succede perché, avendo poco tempo a nostra disposizione, tendiamo a correre di più, ma anche perché – come anticipato – quando a un’attività è stato riconosciuto un tempo minore, la sua difficoltà ai nostri occhi tende a ridursi. L’efficienza diminuisce insieme al crescere del tempo, e nello stesso momento aumenta la difficoltà della task. Al contrario, riducendosi il tempo a disposizione, l’efficienza aumenta, col diminuire della difficoltà. È abbastanza chiaro, e anzi, in certi casi è proprio evidente. Non credi?

Ma come puoi sfruttare a tuo favore la Legge di Parkinson, per gestire al meglio il tuo tempo? Tu, consulente di web marketing, freelance o piccolo imprenditore, come puoi lavorare di più e più velocemente partire da questi presupposti? Ecco i miei consigli!

1. Per iniziare, dovresti cominciare a tenere traccia delle tue attività giornaliere. Ogni sera dovresti dunque preparare una to-do list precisa nella tua agenda per il giorno seguente e, una volta arrivato alla sera, controllare se effettivamente hai rispettato le tempistiche preventivate. Avresti voluto avere più tempo? O forse te ne sarebbe bastato meno? In questo modo, la tua agenda diverrà sempre più precisa.

2. Per combattere ogni distrazione e ogni possibile rallentamento, puoi creare un’urgenza che in realtà non esiste. Devi consegnare un progetto entro venerdì sera, e oggi è lunedì? Se sai che puoi farcela senza diventare matto e senza fare pasticci, anticipa la consegna a giovedì sera, così da essere certo di dare il massimo e quindi di essere efficiente al 100%. Certo, prendere questa decisione non è facile, anche perché ti spinge all’infuori della tua rassicurante zona di comfort. Ma questa applicazione della Legge di Parkinson può trasformare completamente la tua settimana lavorativa

3. Non trascurare nessuna distrazione. Tutto quello che ti rallenta e che mette in secondo piano il tuo lavoro è potenzialmente deleterio: Facebook, un gioco sullo smartphone, la macchinetta del caffè, tutti questi sono elementi che, se troppo frequenti nella tua giornata, denotano una pessima organizzazione del tuo tempo. Se passi un’ora al giorno a bighellonare sui social network e a guardare video su YouTube, molto probabilmente stai sovrastimando il tempo necessario per portare a termine le tue attività.

4. Lavora meno, ma lavora meglio. Molti liberi professionisti, consulenti e freelance tendono a lavorare troppo, staccando solo a tarda sera. Ma lavorare di più non vuol dire automaticamente produrre di più, soprattutto alla luce della legge di Parkinson. Un consiglio? Prova a diminuire le tue giornate medie a 8-9 ore lavorative, eliminando per quanto possibile le distrazioni e anticipando le deadline. Se riuscirai a organizzarti nel modo corretto, sarai meno stressato, meno distratto, più soddisfatto e anche più produttivo!

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