Web Marketing Podcast di Alessandro Mazzù: ascolta & scarica

Pizzaioli, scultori, fotomodelle, cantanti country, imbianchini, portaborse: tutti voi, passate oltre. Questo post, infatti, è dedicato a tutte quelle persone che sono tenute, per la loro attività, a fare dei report mensili, o perlomeno periodici. Davanti al mio sguardo ci sono ovviamente prima di tutto i consulenti web marketing, ma ci sono tanti altri professionisti che sono chiamati a compiere questa attività, dai social media manager in poi.

Perché scrivo questo post sulla realizzazione dei report? Semplice, perché fare dei report fatti bene è importante, importantissimo. Perché? Ancora più semplice: il report riassume in modo intuitivo, immediato e razionale la tua attività. Di fatto, quando penserà al tuo lavoro, il tuo cliente penserà proprio al tuo ultimo report. Ergo, un report fatto male – agli occhi di un cliente – può essere strettamente connesso con un lavoro fatto altrettanto male.

È un errore, quindi, pensare che sia giusto mettere tutte le tue energie nello svolgimento delle tue attività core, non riservando nemmeno un briciolo di attenzione per la realizzazione dei tuoi report. Se vuoi dimostrare a un cliente di aver fatto del tuo meglio e di averlo fatto nel modo corretto, ti serve dunque conservare un po’ di energie e di tempo per una presentazione chiara, appetibile e di facile comprensione. Ma come si fa?

Oggi ti darò alcuni suggerimenti in tal senso. Ho parlato di report mensili, ma ovviamente le regole sono le medesime per qualsiasi tipo di report: l’obiettivo, in ogni caso, è quello di mostrare in modo efficace, conciso ed esaustivo l’andamento di una certa attività.

Cominciamo: per fare un report mensile fatto a regola d’arte, bisogna partire dai dati.

I dati da inserire nel report

Non posso entrare nel merito dei dati che dovrai inserire concretamente nei tuoi report: potresti dover inserire il numero di nuovi follower, il numero di condivisioni di un post, il numero di aperture di una newsletter, i download di un ebook gratuito, il numero dei nuovi link in entrata, le posizioni guadagnate sui motori di ricerca…. probabilmente davanti a te hai migliaia di dati, i quali per te, quasi sicuramente, sono tutti parecchio interessanti. Ma è forse così anche per il tuo cliente? Pensaci bene: i motivi per i quali lui non ha bisogno di vedere tutta quella marea di numeri sono almeno due. Prima di tutto, a dover usare quei dati per mettere in campo le migliori strategie e tattiche sei tu, non lui. In secondo luogo, tu capisci tutti quei dati e il loro valore, il tuo cliente no: se fosse in grado di farlo, e se avesse voluto farlo, non avrebbe affidato questo compito a te. Quello che ti consiglio, quindi, è di inserire un numero sensato di dati, senza esagerare, selezionando i più significativi: devi far capire al cliente quello che stai facendo e quello che sta succedendo, non devi tenere una lezione magistrale!

La lunghezza del report mensile

Questo punto, di fatto, è correlato a quanto ho detto nelle righe precedenti. Nessuno ha voglia di leggere un report di centinaia di pagine: potresti pensare che un report possa impressionare il cliente, ma non è affatto così. Al contrario, lo annoierà, dimezzando la sua attenzione. E, partendo dal presupposto fondamentale per il quale i report mensili vanno presentati con cura dal vivo o via Skype (non vanno semplicemente consegnati via email!) direi che non hai alcun interesse a far durare 3 ore il vostro prossimo meeting. Meglio spendere quel tempo su altre attività per quello stesso cliente, su altri progetti o perché no, in compagnia davanti a una birra fresca. Non credi?

I titoli

I titoli dei report sono importanti. Non mi riferisco tanto al titolo del report nel suo complesso – che sarà una cosa del tipo “Report attività di Marketing Digitale Gennaio 2020” – quanto invece ai titoli di ogni sezione. Forse organizzerai il tuo report in pagine, forse in slide. L’importante è che ognuna di esse, in alto, porti un titolo significativo, che spieghi fin da subito le tabelle, le immagini o i grafici sottostanti: il metodo migliore per rendere incomprensibile e non-seguibile un report è quello di intitolare le varie slide con uscite oscure come ‘Tabella 1’, ‘Grafico 4’ o ‘Lista 36’. Chiaro?

I numeri

I numeri: piaccia o non piaccia, sono loro i protagonisti di ogni report. Sono loro, infatti, a quantificare trend, risultati, miglioramenti o peggioramenti. Devono quindi essere presentati bene, in modo da poter essere interpretati correttamente e in modo semplice. Cosa vuol dire tutto questo? Che devi fare di tutto per rendere chiari e leggibili i tuoi numeri. In tutti i casi in cui questo è possibile, elimina i decimali, e quindi i numeri dopo la virgola, e arrotonda. Sempre per rendere facilmente leggibili i dati riportati, usa sempre il punto per separare le migliaia (28.987 è sicuramente molto più leggibile di 28987, soprattutto se questo numero si trova in una tabella affollata). Infine, nelle tue tabelle, segui la regola degli allineamenti predefiniti: per abitudine, infatti, si tende ad allineare le parole a sinistra, e i numeri a destra. Quindi il nostro cervello è abituato a incontrarli in questo modo: non mettere in difficoltà il tuo cliente, e quindi il destinatario del tuo report, facendo diversamente!

I grafici

I grafici sono quei magnifici strumenti che, con una sola veloce occhiata, possono chiarire un concetto e riassumere un andamento. Per esprimere quello che viene espresso da un buon grafico servirebbero centinaia di parole, e difficilmente si potrebbe raggiungere lo stesso risultato. Occhio, però: non tutti i grafici sono ugualmente efficaci. Al contrario, ci sono delle rappresentazioni grafiche tutt’altro che intuitive. Bisogna partire dal presupposto che il ruolo dei grafici non è quello di decorare una pagina, bensì quello di rendere più chiara la comprensione di un fatto: ecco quindi che la parola d’ordine è semplicità.

Indubbiamente tra i grafici più facilmente comprensibili ci sono i bar chart, gli scatter plot e i line chart, ovvero i grafici fatti con le barre verticali o orizzontali (gli istogrammi), i grafici con i punti (grafici a dispersione) e i grafici con le linee (che suppongo non abbiamo nessun nome fico come quello degli altri). Tra l’altro è possibile combinare gli istogrammi con i grafici a linee per dare ancora più informazioni in un medesimo grafico, senza compromettere la sua leggibilità.

Al di fuori di questo terzetto d’oro, si rischia. Certo, i grafici a torta sono ottimi per esprimere proporzioni o percentuali, ma bisogna dire che, nel momento in cui ci sono tante categorie diverse, la loro lettura e la loro interpretazione diventano difficili. In linea generale, la nostra mente non è molto veloce nel considerare e soppesare superfici, ampiezze e via dicendo: i grafici a torta e le altre rappresentazioni che presentano delle superfici, quindi, sono decisamente meno intuitivi. Da evitare come la peste, invece, i grafici tridimensionali, i quali diciamocelo, non hanno alcun motivo di esistere su un report, se non quello di ricordarci che sì, sono esistiti anche gli anni Ottanta.

I colori

Un’ultima, veloce considerazione: non pasticciare con i colori nel realizzare il tuo report mensile. Poco sopra ho detto che la parola chiave è semplicità: lo sfondo delle tue tabelle e dei tuoi grafici deve essere bianco, i colori che userai per distinguere le linee e le barre di un grafico devono avere un contrasto netto, ed elimina dalla tua testa la possibilità di usare sfumature o altre corbellerie.

Vedrai: con una presentazione chiara, breve, semplice e intuitiva, il lavoro fatto verrà apprezzato molto di più!

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