Oggi, voglio condividere con te, caro consulente web marketing, un passo che ho fatto tempo fa per aumentare la mia produttività, un passo che mi ha permesso di rafforzare la mia attività, trovare il tempo per scrivere diversi libri, centinaia di articoli e di podcast, lavorare con clienti ovunque in Italia, ma anche di avere molta libertà, tempo per viaggiare (almeno fino a quando si poteva), tempo di qualità con mio figlio, etc.
È un trucco? Un segreto? Una magia? Macché! È molto più semplice di quello che pensi. Quello che faccio è impegnarmi a lavorare solo su ciò che ha realmente valore, tutto il resto lo rifiuto o al massimo lo delego ad altri. Se non stai pianificando la tua giornata lavorativa la sera prima, ti consiglio vivamente di farlo. Ora ti racconto.
Ciò che davvero faccio per essere molto più produttivo è pianificare la sera prima il giorno successivo. Ovviamente la mia pianificazione è anche settimanale e a volte mensile, in base alla tipologia e quantità di impegni. Un passo che mi aiuta davvero a fare molto però è la pianificazione giornaliera.
Non hai bisogno di computer potenti, di smartphone super costosi o di chissà quale altra diavoleria tecnologica. Quello che davvero ti serve è semplicemente avere un taccuino o un’agenda. Hai presente quegli oggetti preistorici fatti di carta che gli antichi usavano insieme ad altri oggetti strani chiamati penne? Ecco, io li utilizzo per scrivere. Scrivo però solo le priorità. Come mi organizzo? Di solito inizio a scrivere sul foglio bianco partendo dalle attività più importanti, le attività o azioni che sono certo creeranno maggior valore o avranno maggiore impatto. Anche se, molto spesso, queste sono le attività più difficili, devi iniziarle subito, come prime attività e cancellarle dalla lista appena completate. Una volta che sono state portate a termine, hai già fatto il massimo dei progressi. Inizia la giornata con queste attività, completale e poi passa alle successive.
Tutto questo lo pianifico la sera prima, perchè? Semplice, se invece aspettassi di arrivare in ufficio o di iniziare la mia giornata lavorativa, se aspettassi fino a quel momento per fare la mia pianificazione, avrei già perso, di fatto, molte opportunità. Quello che ho capito è che quando pianifico la sera prima, la mia mente inizia a prepararsi. Questo è un punto fondamentale. Molti importanti venditori americani, nei loro libri raccontano che quando scriviamo qualcosa, quando ci diamo degli obiettivi, la nostra mente, dirigerà tutte le sue facoltà, tutti gli sforzi per raggiungere quegli obiettivi. Persino quando dormiamo. Anche per questo è fondamentale scrivere e non tenere tutto in mente. Nel momento in cui scriviamo, stiamo dando maggiore valore a quell’azione, come se stessimo dando l’ordine al nostro cervello di iniziare il suo compito.
Utilizzando questo metodo mi sento a mio agio, perché so esattamente cosa devo fare il giorno successivo. Ho la giusta lucidità perché ho le idee chiare su cosa devo concentrarmi nel momento in cui comincio a lavorare il giorno successivo. Non mi capita mai di farmi la domanda “vediamo, dunque, cosa posso fare oggi?” Trovo anche che la mia mente, con questo approccio, è più concentrata. Sono in grado di iniziare a vedere e visualizzare cosa succederà il giorno successivo. Nel momento in cui entro in studio, posso semplicemente riprendere la mia lista e cominciare a lavorare.
Evitando di investire il mio tempo in qualunque altra attività che non mi porti valore o sia superflua o addirittura inutile, capisco, mentre guardo la mia giornata pianificata su quel foglio bianco, a che punto sono dell’elenco. Spesso, così facendo posso anche terminare presto la mia giornata lavorativa. Sembra impossibile, vero? Smettere di lavorare prima che sia notte fonda. Chi pensa che sia indispensabile lavorare fino a tardi la sera, nei weekend, durante le feste o in vacanza è assolutamente fuori strada. Quello è un ottimo modo – a meno che non ci siano urgenze e scadenze reali – per andare dritti verso l’esaurimento. È un metodo di lavoro – quello di lavorare sempre – che dovrebbe farti capire, se ti fermi a riflettere, che effettivamente tu non hai un metodo di lavoro!
A volte può capitare di avere alcune attività extra, non pianificate perchè impreviste. È normale ma non deve diventare la regola. Non è la quantità di tempo che utilizzi per lavorare ma la qualità del tuo lavoro a fare la differenza. Raccontare agli altri, magari vantandotene, che tu lavori ‘sempre’, non ti renderà un professionista agli occhi del tuo interlocutore ma, anzi, ti farà apparire come una persona disorganizzata e quindi poco produttiva. In un’ora di lavoro, se attentamente pianificata, puoi fare molto di più che in una intera giornata di lavoro non pianificata!
Ogni giornata pianificata è strettamente correlata alla pianificazione settimanale e mensile. Tutto è collegato. È sempre necessario infatti avere uno sguardo ampio, dall’alto, sui progetti e quindi sulle attività da portare a termine. Come ti scrivevo prima, evito di prendere in carico tutte le attività che non sono importanti, che non aggiungono valore. Al massimo posso delegarle ma solo se ne vale davvero la pena.
Arrivato fin qui, ti starai chiedendo come mai uno che si occupa di digital marketing da così tanto tempo usa ancora carta e penna per pianificare le attività. Ecco, questa è una bella domanda. La risposta è che questo che utilizzo è il metodo che mi si addice di più, quello che nel tempo, ho verificato essere quello più adatto a me. Ho provato anche con software di task management o to do list ma niente. Inoltre, già da tempo, sto cercando di ridurre il tempo che trascorro al computer e al telefono. Per lavoro utilizzo tanto questi strumenti e, quando posso fare qualcosa senza, sono più felice. Carta e penna quindi mi aiutano a ‘staccarmi’ dal computer e dal telefono, a ridurne il loro utilizzo durante il giorno e riposare la mente.
Se non stai pianificando la tua giornata la sera prima, ti consiglio vivamente di farlo. Scoprirai che è semplice diventare molto più produttivo in questo modo.
