Ci sono tantissimi professionisti, lì fuori, che sono sommersi dalle riunioni. Tra questi, purtroppo, ci sono anche parecchi consulenti di marketing. Sì, parlo di quei consulenti di marketing che hanno il proprio Google Calendar pieno zeppo di appuntamenti con i clienti, con il collega, con il collaboratore, con il dipendente del cliente, con il nuovo collaboratore del cliente, e via dicendo. Certo, per scherzare c’è ancora qualcuno che dice che “partecipare a dei meeting è sempre meglio che lavorare”. Ma fare troppi meeting vuol dire spesso non avere né il tempo, né le energie, né l’attenzione, per poter effettivamente lavorare.
Non voglio certo dire che partecipare a dei meeting non sia lavorare. Assolutamente no: per manager, consulenti e tanti altri profili le riunioni sono una parte integrante e irrinunciabile della giornata lavorativa. Il problema è che esiste un limite oltrepassato il quale il tempo dedicato alle riunioni diventa semplicemente troppo. Lì fuori ci sono dei consulenti che, per sopravvivere a questa pazzia – spesso auto-inflitta – arrivano a fissare delle finte riunioni per la settimana successiva, così da avere la certezza matematica di avere alcune ore da dedicare al lavoro in autonomia!
Troppe riunioni minano la produttività. E lo dicono anche i ricercatori che hanno studiato questo fenomeno ad ampio raggio. Pensiamo per esempio a uno studio di pochi anni fa, pubblicato sulla Harvard Business Review, per il quale erano stati intervistati 182 senior manager, occupati nei più differenti settori. Ebbene, il 65% di loro ha dichiarato che i meeting rendono più difficile completare il loro lavoro, il 71% ha detto che i meeting sono improduttivi e inefficienti, e il 64% che le riunioni vanno a scapito del pensiero più profondo.
Insomma, a quanto pare le riunioni hanno una reputazione mediocre – per non dire brutta – a livello internazionale. Altri interessanti studi dimostrano che chi occupa posizioni di middle management perde circa il 35% del proprio tempo in meeting, percentuale che arriva al 50% nel caso dell’upper management. Va poi detto che il tempo che si dedica alle riunioni non è solo quello che viene risucchiato dalla partecipazione vera e propria: gli incontri vanno programmati, spostati, preparati e via dicendo, con una considerevole quantità di tempo rubata nelle giornate e nelle ore precedenti. Pensiamo poi a quanto tempo si perde in un anno ad aspettare eventuali partecipanti in ritardo!
Vogliamo poi parlare del costo dei meeting a livello di stress e di ansia? Spesso, infatti, le riunioni creano nervosismo supplementare, perché ci si confronta regolarmente con persone che la pensano diversamente, perché si ha la sensazione di perdere tempo, perché si sa già che probabilmente una buona parte dell’incontro sarà improduttiva, perché si dovrà fare una presentazione per la quale non ci si sente pronti…
Nonostante tutto quello che finora ho detto di brutto sulle riunioni, va detto, continuo a ritenerle indispensabili e preziose. Come farebbe un consulente a mettersi al servizio dei propri clienti senza dei meeting regolari? Voglio però sottolineare, come dovrebbe essere ben chiaro a questo punto, che troppi meeting possono essere nocivi. Come fare quindi?
Prima di tutto sarebbe il caso di individuare la soglia da non superare. Quante riunioni pianificare al massimo in un giorno? Ebbene, se dovessimo guardare alla faccenda da un punto di vista puramente matematico, in una giornata lavorativa di 8 ore si dovrebbero riuscire a inserire 16 riunioni da una mezz’ora l’una. Ma sarebbe assolutamente autodistruttivo. In una giornata tutti i professionisti hanno anche altre cose da fare. E poi, diciamolo, non siamo dei robot: alle terza riunione di fila la nostra soglia di attenzione sarebbe ridicolmente bassa.
Questo perché a essere limitato non è solo il tempo. Anche le nostre energie lo sono. Uno studio dice per esempio che in media un lavoratore è produttivo solamente per 2 ore e 53 minuti al giorno. E il resto del tempo? A quanto pare viene speso per chiacchierare con i colleghi, scorrere le bacheche dei social, andare al bagno e via dicendo. Ecco, in un mondo in cui abbiamo meno di 3 ore quotidiane per essere produttivi, non vogliamo di certo dedicare tutto questo tempo a dei meeting.
Sarebbe quindi bene limitare le riunioni a due o tre al giorno, al massimo. E le riunioni vanno anche posizionate in modo efficace nella giornata lavorativa. Una riunione fissata nel bel mezzo di un pomeriggio, per esempio, divide il tempo lavorativo in due pezzi, entrambi troppo brevi per permettere di iniziare e portare a termine delle attività importanti tutte d’un fiato.
Una buona soluzione potrebbe essere quella di non pianificare mai – con poche eccezioni – delle riunioni al mattino, così da riservare la prima parte della giornata – quella in cui si è tendenzialmente più produttivi – al ‘fare’; il pomeriggio, meglio ancora se la seconda parte, potrebbe invece in questo caso essere dedicato alle riunioni. E ancora, c’è chi ragiona sui giorni e non sulle ore, mantenendo dei giorni completamente liberi da riunioni: ad Asana, per esempio, mantengono tutti i mercoledì liberi da meetings.
Altre imprese preferiscono fare il ragionamento contrario, dedicando uno o due giorni alle riunioni, concentrandole quindi in giornate precise: non potendo contare su un alto livello di capacità multitasking, il nostro cervello lavorerebbe meglio dedicando intere giornate a quell’attività, senza passare continuamente da una cosa all’altra. Ma quali giorni sarebbero da scegliere per programmare le riunioni? Non il lunedì, per non troncare subito la produttività, e non il venerdì, quando in molti pensano già al fine settimana. A quanto pare i giorni migliori sono dal martedì al giovedì.
Queste, però, sono tutte ipotesi. In fin dei conti, ognuno deve trovare il miglior metodo per sé stesso: la fortuna dei consulenti è quella di avere una certa libertà di movimento in tal senso.
Il consiglio generale è quello di non disseminare appuntamenti lungo tutta la settimana, e se possibile di posizionarli nel pomeriggio, meglio se non a metà, per non compromettere la continuità del lavoro. Detto questo, le riunioni devono essere poche ma soprattutto produttive, riducendo al minimo lo spreco di tempo. È quindi utile tagliare il numero dei partecipanti – mai più di 8 persone, che è già un numero alto – e mantenerle brevi, così da non rischiare di perdere tempo: una mezz’ora nella maggior parte dei casi è sufficiente, spesso basta un quarto d’ora. É sempre prezioso, poi, condividere con tutti in precedenza l’ordine del giorno, con al massimo 6-7 punti in programma: nessun altro tema dovrà essere discusso in quella riunione, e tutti dovrebbero essere già preparati sui punti segnalati.
Poche riunioni, ben posizionate e organizzate bene possono renderti molto più produttivo, riducendo concretamente il tuo livello di stress! E tu, come organizzi le tue settimane e le tue riunioni?
