Altolà! Prima che tu prosegua nella lettura di questo post, voglio informarti subito di una cosa: questa non è una guida per realizzare un preventivo di consulenza strategica marketing. È più che altro una riflessione, anzi, un collage di riflessioni. Certo, troverai alcuni spunti utili per redigere dei preventivi più efficaci, ci saranno dei consigli estremamente utili per migliorare questo iniziale approccio documentale verso i tuoi clienti, ma oggi mi rifiuto di fare una guida vera e propria su come scrivere un preventivo. Sarà perché in questi giorni ho fatto il pieno di succose guide all’SMStragegies di Rimini, sarà che ho avuto delle conversazioni brillanti con tanti colleghi accorsi come me sulla riviera romagnola, sarà che in questo fine settimana non ho proprio voglia di essere troppo analitico o rigorosamente metodico… sta di fatto che oggi riunirò qui alcune delle riflessioni che ho fatto ultimamente intorno all’arte del fare preventivi (sta rubrica non l’ho mica denominata ‘Pensieri’ a caso, no?). Quindi, se proprio non sai cos’è un preventivo e come si compone, ti avviso, qui molto probabilmente non troverai le risposte che cerchi. Troverai però un trampolino di lancio notevole, che – modestamente scrivendo – difficilmente riuscirai a trovare altrove. Se invece sei un imprenditore, un freelance, un consulente marketing che ha a che fare quasi quotidianamente con la stesura di preventivi, continua a leggere a spron battuto: tra un paragrafo e l’altro scoprirai che certe cose non se l’unico a pensarle, che ci sono errori che non devi più fare e che l’attenzione al cliente non è davvero mai abbastanza.

La barba non fa l’orco

Qualche giorno fa sono andato a rileggermi la mia pagina dedicata ai contatti, dove tra le altre cose spiego che, prima di domandarmi un preventivo, un potenziale cliente dovrebbe essere in grado di quantificare il budget a sua disposizione e di esporre un progetto ‘serio’. Sono un pò troppo pignolo? Dettare tali condizioni ancor prima di un possibile contatto è forse da burberi? Non è che associando questa mia preventiva scontrosità alla mia faccia da orco alcuni clienti finiscono per fuggire spaventati, cancellando persino il mio sito web dalla loro cronologia di navigazione? Macché! I primi contatti con il cliente, per un professionista serio, non sono i luoghi in cui mostrarsi simpatici. Ci vuole chiarezza, sincerità, completezza, precisione, professionalità, e in mezzo a cotante virtù, non c’è davvero spazio anche per la simpatia: quella arriva dopo, ed è persino gratis!

Ma tu, che realizzi uno, due, cinque, dieci preventivi alla settimana, rifletti mai intorno a quello che sta pensando il cliente nel momento in cui ti richiede un preventivo?

I classici pensieri di un cliente quanto richiede un preventivo

Dunque, nel mio caso, se il potenziale cliente non mi conosce già per vie traverse – i miei post, la mia pagina Facebook, i miei corsi, le conferenze in giro per l’Italia e via dicendo – abbiamo già stabilito che, al momento della richiesta del preventivo, potrebbe pensare che io sia un orco scorbutico e pignolo. E sia. Ma quale forza nascosta lo spinge a superare questo ostacolo e richiedere comunque un preventivo? O conosce alcuni dei miei lavori, o qualcuno gli ha parlato bene di me, o magari anche lui ha un’insana passione per il giallo, e tanto gli è bastato per eleggermi tra i suoi papabili consulenti. Ma andiamo più in profondità: quali motivi lo spingono a chiedere un preventivo? Ebbene, i motivi sono due, e sono i medesimi in tutte le occasioni, e memorizzarli ti potrà senz’altro aiutare a proporre dei preventivi migliori.

  1. Chi chiede un preventivo lo fa per compararlo a quello di altri professionisti
  2. Chi chiede un preventivo lo fa per compararlo ai soldi che è disposto a spendere per quel determinato lavoro

Come vedi sono due motivi pienamente razionali, gli stessi che muoverebbero anche te in una simile situazione. É semplice: non vuoi essere derubato, e anche questo mese vorresti riuscire a pagare l’affitto e riempire il frigorifero (hai anche tu quel brutto viziaccio che si chiama mangiare due o più volte al giorno, no?). Come vedi, però, nessuna di queste due motivazioni ha direttamente a che fare con la qualità del tuo lavoro e della tua prestazione professionale. Entrambi questi moventi, infatti, nascono da due paure: il timore di non scegliere l’offerta più conveniente e quello di non avere abbastanza soldi. E sai come puoi far sparire queste paure nei tuoi potenziali clienti? Semplice: devi essere empatico. Il preventivo non è un puro calcolo, non deve essere composto unicamente dalle stime dei costi, no, quel freddo documento deve essere pur sempre concepito come l’inizio di una possibile relazione (per quanto strettamente professionale).

‘Ma come, prima hai detto in questa fase non c’è spazio per la simpatia e ora parli di empatia? Dall’orco irascibile che eri ti sei forse trasformato in una fatina dei denti?’

È una domanda legittima. Ma essere empatici al momento della redazione del preventivo significa essere onesti, sinceri e trasparenti, presentando al cliente la natura spesso volubile e persino capricciosa di quel documento. In molti casi, infatti, non è davvero possibile essere molto precisi sui costi complessivi di una collaborazione: per alcune specifiche professioni, è pressoché impossibile, soprattutto quando le indicazioni iniziali fornite dal cliente non sono – e magari non possono essere – del tutto esaurienti. È un pò come scrivere su un foglio quanto tempo ci metterai in automobile a coprire il tragitto da casa tua al tuo pub preferito: ci sono di mezzo il traffico, i semafori, i lavori stradali, il meteo… e tutto questo deve essere fatto presente al cliente, in modo sincero e dettagliato, presentandogli un preventivo con delle stime realistiche riportate in termini chiari – senza quindi abusare di anglicismi e di gergalismi inutili, con l’unico scopo di fare i fighetti e creare un alone di mistero del tutto controproduttivo. In questo modo le paure del cliente vengono ridotte al minimo, in quanto quei timori non nascono tanto per una innata sfiducia nell’umanità, quanto dall’iniziale incapacità di immaginare il lavoro da fare e i suoi costi.

Come vedi, non ti ho ancora detto nulla sul come scrivere realmente un preventivo. Ma di certo, spiegandoti i moventi che spingono il cliente a domandartelo, ho fatto un pò di luce sui criteri che devi seguire per la sua redazione.

Il cliente al centro, anche nello scrivere un preventivo

Quando ti siedi al tuo pc per realizzare l’ennesimo preventivo, il cliente e le sue esigenze – esplicite ed implicite – devono essere al centro. Questo vuol dire che lo schema che hai utilizzato per il preventivo per il Sig. Scaccabarozzi non può molto probabilmente andare bene anche per l’impresa Chiacchiaretta. Il preventivo deve dimostrare che hai capito davvero quali sono i suoi bisogni e che puoi soddisfarli, indicando anche quali azioni metterai in campo per raggiungere lo scopo. Questo vuol dire che un preventivo efficace non può essere una tabellina striminzita di sole cifre. Ma non vuol nemmeno dire che in un preventivo devi riportare la pagina Chi siamo del tuo sito web, la premessa del tuo libro, lo stato dell’arte della tua professione e il tuo tema di maturità! Dai al potenziale cliente tutto quello che serve per fare la sua scelta, ma nulla di più, e ricordati di dedicare alla stesura del preventivo il tempo che merita: quel semplice documento è quello che può trasformare un cliente potenziale in un cliente acquisito!

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