Quante volte, al termine di una riunione, hai sentito la sgradevole sensazione di aver soltanto sprecato il tuo tempo? Quante volte dopo aver finito un incontro sei uscito dalla stanza senza avere le idee chiare sul senso stesso dell’incontro? Ecco, a me capitava spesso. Nota bene che ho usato il verbo al passato. Questo vuol dire che adesso non capita più. Vuoi sapere come sono riuscito a rendere le riunioni alle quali partecipo effettivamente produttive eliminando quasi del tutto il fattore “perdita di tempo”? Molto bene, consulente marketing, continua a leggere e lo scoprirai.

Se vuoi evitare di sprecare il tuo tempo e rendere vantaggiosa la riunione con il tuo cliente devi creare un ordine del giorno. Tutto qui? Sì, è effettivamente così semplice come sembra. Per utilizzare in modo proficuo il tempo dedicato a questi incontri devi condividere l’obiettivo della riunione con il cliente, prima di incontrarlo. È la condizione necessaria per il buon esito dell’incontro stesso.

I consulenti preparati fanno riunioni produttive.

Quelli che non si preparano, si sentono spesso se come gli mancasse qualcosa. Sì, è l’ordine del giorno a mancare.

Ok, ma cos’è l’ordine del giorno? Un ordine del giorno (detto anche odg) è semplicemente una scaletta di tutto ciò di cui si vuole discutere durante l’incontro. Solo in questo modo infatti è possibile ottenere il massimo dalla riunione evitando le fastidiosissime perdite di tempo.

Per utilizzare al meglio il tempo di questi incontri è necessario condividere prima con il cliente l’obiettivo della riunione stessa. In questo modo si fornisce al nostro interlocutore la possibilità di essere allineato con ciò di cui vuoi discutere durante l’incontro. Se il cliente per caso non è d’accordo con qualcuno dei punti che hai suggerito nell’ordine del giorno o vuole semplicemente discutere anche di altri argomenti ha la possibilità di informarti per tempo. Questo è molto importante perché consente di allineare il tuo piano e i tuoi obiettivi con quelli del tuo cliente.

Per la struttura dell’ordine del giorno ti consiglio di utilizzare una suddivisione in tre punti:

Parte 1: il passato.

Cosa hai realizzato? Rivedi con il cliente ciò che hai fatto fin ora. I clienti amano questa parte della riunione perché contribuisce a far percepire la tua professionalità e a ribadire loro che, aver iniziato a collaborare con te, è stata la scelta migliore. Inoltre percepiscono un vero progresso rispetto a prima di te.

Parte 2: il presente.

Su quali aspetti stai lavorando adesso? Questa sezione è utile per informare il cliente sul punto del progetto che hai raggiunto e su quali aspetti stai attivamente lavorando. Questo step è quello dove il tuo cliente riuscirà davvero a percepire un vantaggio, perché gli hai appena detto ciò che hai completato e ora l’hai collegato a quello su cui stai attualmente lavorando.

Parte 3: il futuro.

A cosa lavorerai successivamente (dopo aver completato il punto 2)? Lancia al tuo cliente un assaggio del futuro. Questo è un elemento importante da condividere durante la riunione, perché il cliente in questo modo può visualizzare ciò che verrà, a conferma che, aver investito su di te è stata la scelta più saggia. Inoltre, hai la possibilità di mostrargli che stai già pensando al futuro, che hai una percorso pianificato che stai seguendo. Insomma, che nulla è lasciato al caso.

Uso spesso questa suddivisione in tre parti perché, in questo modo, copro il passato, il presente e il futuro. Riesco quindi a trasmettere la mia visione globale del progetto. Questo è un approccio estremamente semplice ma molto potente da utilizzare in tutte le riunioni con i clienti. Inoltre, quando mi siedo al tavolo per la riunione fornisco sempre una rapida introduzione di quello di cui si parlerà. Quasi come se fosse l’indice del libro, comunico ai partecipanti della riunione i punti che toccheremo durante l’incontro.

Le riunioni improduttive sono incontri che non hanno una struttura prestabilita, ricordalo.

Se adotterai questo metodo, starai effettivamente prendendo il controllo della riunione. I tuoi clienti comprenderanno la professionalità del tuo metodo e apprezzeranno l’aggiornamento completo.

Questo è il mio metodo. Mi farebbe piacere conoscere il tuo. Come gestisci di solito le riunioni?

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