Ma come fai a fare lo speaker a così tanti eventi? E come fai a gestire tutti questi clienti in qualità di consulente marketing? E il tempo per scrivere i libri, dove caspita lo trovi? E i contenuti freschi freschi per il tuo sito web, quando diavolo riesci a scriverli? Ma soprattutto, come fai, in mezzo a cotanta moltitudine di cose da fare, a ritagliarti del tempo per mantenere una così splendida e curata barba? Sì, tutte queste domande mi vengono poste abbastanza regolarmente. Dai, non proprio tutte-tutte. Quasi tutte. Qualcuno ha anzi avuto l’ardire di chiedermi se, tra una consulenza strategica marketing, tra una conferenza e un libro, tra un post e un nuovo corso di formazione, non trovo anche il tempo per farmi la barba. No, quello proprio non lo trovo, e se lo trovassi, lo perderei subito!
La gestione del tempo, al di là dei luoghi comuni
Di certo la gestione del tempo non è per nulla una bazzecola. Ti dirò di più: per ogni freelance che ho incontrato e che mi ha confidato di non avere mai abbastanza tempo per portare a termine tutte le sue attività, mi è caduto un capello. Dalla mia testa tirata a lucido di certo puoi capire quanto sia vasta e popolata la pletora dei liberi professionisti, dei freelance e dei consulenti che si lamentano di non riuscire a barcamenarsi in un mondo che si ostina testardamente ad avere solo 24 ore al giorno. Pazzesco!
Senza dubbio anche tu hai provato più volte la stessa sensazione, anzi, magari ci sbatti contro la testa ogni santa sera, quando ti ritrovi al chiarore della luna ancora davanti al computer, quando magari potresti essere al bar a bere qualcosa con gli amici, in soggiorno con i tuoi cari, al cinema con il/la tua partner e via dicendo. Ma è davvero possibile che per un freelance sia impossibile lavorare meno di 65 ore alla settimana? È possibile che un consulente non conosca orari, né domeniche, né vacanze comandate?
Nessun trucco, nessuna magia, nessuna buffonata da imbonitore: ecco come si migliora la gestione del tempo lavorativo
Ecco, non farti sviare dalla barba: di certo non sono un novello Mago Merlino capace di allungare di 4 ore ore tutte le tue giornate. Anzi, penso persino che, dopo qualche mese di giornate da 28 ore, ti ritroveresti più o meno con gli stessi problemi consueti da affrontare. Senza bacchetta magica, senza cappello a punta e senza abracadabra, però, posso fare comunque qualcosa per aiutarti: posso spiegarti quali sono le principali tecniche per migliorare la tua gestione del tempo. E occhio, ho detto che non sono un mago, ma non sono nemmeno un incantatore né un imbonitore da quattro soldi. Non voglio venderti aria fritta, quindi seguirò la fondamentale ricetta dei ‘pochi consigli, ma buoni’! Non aspettarti dunque un lungo decalogo di regolette campate in aria, ma preparati invece ad assaporare delle tecniche sensate, terra-terra eppure efficaci, testate sul campo da me stesso e dalla maggior parte dei consulenti e freelance che, dopo anni passati senza vedere il sole, sono finalmente riusciti a mettere a punto un sistema per la gestione del tempo, in modo di vedere quasi sempre il tramonto – almeno d’estate, riuscendo così a dedicare la domenica allo svago e a non finire per odiare il proprio lavoro.
Prima di gettarci di pancia nelle tecniche per migliorare la gestione del tempo, in ogni caso, guardiamo le questione della gestione del tempo in prospettiva
Dall’antichità ci arrivano due massime sul tempo: da una parte la famosa locuzione di Virgilio ‘tempus fugit’, ovvero ‘il tempo che porta via’, e dall’altra la massima che Svetonio metteva in bocca ad Augusto, ‘festina lente’, ovverosia ‘affrettati lentamente’. Questo per dire, insomma, che non è l’era dei social network e dell’iperconnessione a tagliarci il tempo! Te lo dico io, che sono entrato tutto sbarbatello nel mondo del web marketing ben prima della nascita di Facebook: il tempo mancava anche allora, manca adesso e mancherà pure domani. Quello che dobbiamo fare, dunque, è gestire nel migliore dei modi quello che abbiamo, né più, né meno, mettendoci ben in testa che la tecnologia deve essere sempre un’opportunità, e mai un freno.
Per prima cosa devi sapere quello che vuoi – e quindi che devi – fare
Per gestire al meglio il tempo devi prima di tutto sapere come riempirlo al meglio. Questo vuol dire che ogni singolo giorno lavorativo devi alzarti dal letto e sederti alla scrivania sapendo bene quali saranno gli obiettivi da raggiungere entro quella stessa giornata. Non devi iniziare la giornata con una nebulosa di traguardi eventuali ed ipotetici in testa, in quanto rincorrendoli tutti quanti finirai per non agguantarne nemmeno uno. Siediti, fissa gli obiettivi a lungo periodo e tutti i piccoli step che devi fare per raggiungerli, fai un piano d’azione e concretizzalo con una tabella di marcia che puoi effettivamente seguire. In questo modo eviterai di perdere tempo percorrendo strade morte, e quando arriverà la sera e tirerai la riga sull’ultima task quotidiana, saprai di aver portato a termine tutto quello che dovevi effettivamente fare.
Debellare le ciance
So benissimo che tra il fare una tabella di marcia giornaliera e seguirla effettivamente riga dopo riga c’è un oceano pieno di squali e di difficoltà. C’è la telefonata del cliente logorroico, c’è la richiesta di un preventivo urgente, c’è il partner/la partner/il figlio/il fratello/la sorella/la madre/il padre/l’amico/l’amica che hanno legittimamente bisogno di qualche minuto della tua attenzione, c’è il commercialista che domanda quella tale fattura dimenticata chissà dove, c’è il collaboratore che ha bisogno di delucidazioni… non c’è niente da fare, o integri nella tua tabella di marcia tutte queste distrazioni, o inizi a debellarle una dopo l’altra. La logorrea del cliente va addomesticata, se tutti i preventivi sono urgenti allora in fondo in fondo non lo è nessuno, i conoscenti devono capire che anche se sei un freelance il tuo capo – ovvero tu – non ti permette di perdere tempo a cianciare durante la giornata lavorativa, e il commercialista…. beh, per lui, qualche minuti devi pur ritagliarlo. In ogni caso, le ciance inutili devono essere ridotte allo zero. Per quelle c’è la pausa pranzo, c’è l’aperitivo, e se proprio vuoi, c’è pure la pausa caffè.
Maledetta posta elettronica
Molto probabilmente il tuo smartphone vibra ogni qualvolta ricevi una email. Può essere una neswsletter più o meno utile, può essere spam, può essere il messaggio di un cliente, può essere qualsiasi cosa… ma non puoi assolutamente pensare di fermarti ogni dieci minuti per leggere una nuova email! Lo so che è difficile, ma devi metterti in testa che ogni volta che controlli una email magari anche solo di sfuggita, spezzi il ritmo del lavoro, perdi il filo, perdendo così del tempo prezioso. Togli la vibrazione e la suoneria alle notifiche delle email e fissa invece un orario da dedicare alla posta elettronica: magari mezz’ora prima di pranzo e mezz’ora la sera, prima di chiudere il laptop. Non lasciare che il tuo tempo lavorativo sia scandito dalla tua casella di posta elettronica!
Non esagerare, mai
Gestire il proprio tempo vuol dire in primo luogo porre dei paletti e non mettere troppa carne al fuoco, ovvero: non fare troppe cose contemporaneamente! Certo, puoi illuderti di essere multitasking quanto il tuo personal computer, ma la verità sarà sempre e solo una: se fai due cose insieme, ci metterai sempre il doppio. Tu non sei multitasking, ti piace pensare di esserlo, ma non lo sei assolutamente, perlomeno non per quanto riguarda le attività intellettuali. Vuoi davvero aumentare la tua produttività? Occupati di un incarico alla volta! D’altronde, se la tua attività fosse davvero talmente semplice dal poterti permettere di fare in modo ottimo due cose contemporaneamente, chi ti potrebbe pagare profumatamente per fare queste facezie?
Delega!
Sarò breve, in quanto non c’è niente da imparare, bisogna solo convincersi che no, da soli non si arriva da nessuna parte. Lo so che è dura, lo so che ti piacerebbe avere il pieno controllo di tutto, ma l’unico modo per avere più di 24 ore è quello di poter usufruire di qualche ora delle altre persone. Ti servono 5, 10 ore in più? Vedi un pò, probabilmente c’è qualche possibile collaboratore che non aspetta altro che darti una mano per raggiungere i tuoi più rosei obiettivi.
Senza dubbio ogni caso meriterebbe un’analisi a sé stante… per migliorare la propria gestione del tempo, chi come me si ritrova a viaggiare spesso per lavoro, per esempio, dovrebbe assicurarsi di poter lavorare anche durante questi frequenti spostamenti, rendendosi pienamente o parzialmente operativo anche su eventuali treni e in albergo. Chi invece lavora in un ufficio perennemente disordinato dovrebbe capire che no, checché se ne dica nessun caos primordiale può effettivamente essere visto come un sistema organizzativo ottimale, e che se per trovare una cartella o un documento perde in media 10 minuti, quei 600 secondi non potranno mai essere considerati nient’altro se non completamente tempo sprecato irrecuperabile.
Ecco, questi sono i miei consigli fondamentali per la gestione del tempo lavorativo. Come vedi, niente magie, niente consigli metafisici e nessun riferimento all’oroscopo. Solo poche e sensate cose, unite ad una volontà di ferro nel voler essere più produttivi, più efficaci, e quindi più soddisfatti al calar della sera. Puoi scaricare tutte le app del mondo per la gestione del tempo, fare le minipausine, seguire il fuso orario di Tokyo e quant’altro: fino a quando non ti porrai degli obiettivi specifici, non ti farai una tabella di marcia, non taglierai le distrazioni e non capirai di essere, in fin dei conti, solamente un essere umano, continuerai a maledire la pochezza delle 24 ore, quando invece qualcun altro, in quello stesso arco di tempo, riuscirà a lavorare meno di te e a raggiungere obiettivi più alti.
