Web Marketing Podcast di Alessandro Mazzù: ascolta & scarica

Lavorare lontano dai colleghi, da soli, senza un capo dietro le spalle a dettare regole, obiettivi e orari. In un ufficio personale, oppure persino da casa, in uno spazio appositamente studiato o, nei casi meno fortunati, in un angolo ricavato di fortuna tra la camera da letto e la cucina. Questa situazione, fino a qualche mese fa, era quella tipica dei freelance, dei consulenti web marketing, delle micro-imprese digitali, e quindi di tutte quelle persone che avevano scelto la via dell’autonomia lavorativa. 

A partire dalla scorsa primavera, con lo smart working forzato – meglio, con l’home working emergenziale – sono state tantissime le persone che hanno dovuto adattarsi a lavorare lontano dal solito ambiente lavorativo. Lontano dalle scrivanie dei colleghi, senza superiori a controllare silenziosamente – o meno, l’operato – dal proprio ufficio, senza sala meeting, senza sala ristoro. Una moltitudine di lavoratori si è trovata d’un colpo a lavorare in autonomia, da casa, con tutti i vantaggi e gli svantaggi che questo comporta. In molti, travolti da questa improvvisa e inaspettata libertà (se di libertà si può parlare durante un lockdown) si sono trovati a fare i conti con una realtà inaspettata: non avere orari prestabiliti vuol dire talvolta finire per lavorare di più. Non si contano le persone che, durante lo smart working forzato, si sono ritrovate a stare sedute di fronte al computer per più di 10 ore al giorno, per riuscire a combinare meno di quanto riuscivano a fare in 8 ore in ufficio.

Non è unicamente una questione di tecnologie, di comodità della sedia, dello schiamazzo dei bambini tuoi o dei vicini: lavorare in autonomia, lontano da uno spazio “controllato”, significa infatti dover imparare a gestire in modo ottimale il proprio tempo. Il freelance, il consulente, l’imprenditore digitale, lo smart worker, il lavoratore da remoto: tutte queste persone devono imparare le basi del time management, per riuscire a lavorare in modo migliore, in meno tempo.

Come dicono gli inglesi “work smarter, not harder”.

Passata l’emergenza sanitaria – o passata perlomeno la fase emergenziale del lockdown – sono ancora molte le persone che si trovano a lavorare in questo modo, dovendo gestire al meglio il proprio tempo in modo del tutto autonomo. Ci sono tutti i lavoratori autonomi che c’erano prima, e a questi si sommano tutti i lavoratori dipendenti le cui aziende hanno deciso di estendere il periodo di smart working per un tempo ancora indeterminato. Questo per evitare i contagi, ma anche per approfittare dei tanti vantaggi dello smart working (se fatto bene) come il taglio dei costi, l’aumento della produttività, la maggiore felicità dei lavoratori, un minor impatto ambientale e via dicendo.

Per aiutare tutte queste persone, ho deciso di mettere insieme 10 consigli, per me preziosi, di time management per lavoratori autonomi e per smart worker: seguirli tutti, ogni giorno, può fare una grande differenza!

 

1) Via le distrazioni

Lavorare da casa, o comunque lavorare senza che ci sia nessuna forma diretta di controllo sul nostro operato o sul modo in cui impieghiamo il tempo, significa essere esposti a una lunga serie di distrazioni. Per eliminarle ci vuole un po’ di forza di volontà, e un po’ di organizzazione. Penso ai social network, alle telefonate non lavorative, ma anche a eventuali figli e animali domestici. É necessario settare un orario lavorativo, durante il quale – proprio come se si fosse in ufficio circondati dai colleghi – non si potrà fare altro (per quanto possibile) che lavorare, eccezion fatta per la pause prefissate. 

 

2) Alzati presto

Molte persone, è noto, fanno non poca fatica ad abbandonare il letto la mattina. Non stupisce dunque che, non dovendo rispettare degli orari fissi come quelli imposti in un normale ufficio, ci sia la tentazione di posticipare il momento della sveglia. Non ci sono però dubbi: tra i primi passaggi per ottimizzare il proprio time management c’è certamente quello di svegliarsi prima, per iniziare a lavorare presto, riuscire a fare più cose e terminare prima la sera, per potersi dedicare alle proprie passioni e al relax, per poi, il giorno seguente, lavorare con il sorriso. 

 

3) To do list

Chi lavora in autonomia deve auto-assegnarsi i compiti da portare a termine. Ecco quindi che ogni settimana è necessario preparare una to do list per la settimana successiva, e ogni giorno inserire i dettagli delle attività da effettuare l’indomani. Solo in questo modo si potrà avere il quadro completo del lavoro da fare, organizzando così il tempo al meglio. Anche in questo caso puoi utilizzare uno dei tantissimi software presenti in rete o anche utilizzare carta e penna, un metodo anacronistico ma che a volte utilizzo anche io…

 

4) Priorità

Non basta sapere quello che bisogna fare, è necessario anche capire cosa va fatto subito (priorità della giornata), cosa deve essere fatto subito dopo (compiti meno importanti ma da svolgere comunque in giornata), ciò che invece può essere posticipato a domani (compiti meno urgenti) e, infine, ciò che può essere demandato (compiti poco importanti o non di tua diretta competenza). Il rischio, per chi lavora autonomamente, è infatti quello di anticipare le attività piacevoli, facili o leggere, per posticipare invece quelle che richiedono un maggiore sforzo, o che sono più noiose. È bene invece agire in base alle priorità reali, senza lasciarsi influenzare da ciò che ci piace o non piace fare; a parità di priorità, inoltre, è sempre meglio anticipare le task che hanno per noi meno appeal, ovvero quelle più lunghe o più noiose o più difficoltose. Prima il piacere, poi il dovere!

 

5) Personalizza l’orario di lavoro

Uno dei vantaggi del lavorare in autonomia è quello di poter regolare l’orario di lavoro in base alle proprie esigenze, nonché in base alle proprie attitudini. Desideri andare a giocare a tennis nel tardo pomeriggio? Non dovrai fare altro che iniziare prima la mattina, o ridurre al minimo la pausa pranzo. Ma non è tutto qui: è possibile anche personalizzare l’orario in base alle proprie attitudini, al proprio ritmo. Certe persone sono infatti estremamente produttive nel primo mattino, mentre altre persone danno il massimo proprio nel tardo pomeriggio. 

 

6) Pause? Sì, frequenti e brevi

Lavorare da soli, in certi casi, vuol dire restare seduti alla scrivania per 8, 9, 10 ore, alzandosi solo per andare in bagno e per pranzare. In questo modo, però, non si può certamente dare il meglio. Molto meglio invece pianificare tante piccole pause durante il giorno, così da essere sempre attenti, riposati e sul pezzo (torneremo alla fine di questo elenco su questo punto). Sarebbe molto utile, nelle varie pause, guardare fuori dalla finestra o dal balcone per rilassare gli occhi e riabituarli alla profondità di campo. Prima ancora di guardare fuori, passa dal bagno per sciacquarti velocemente il viso. L’occhio soffre tanto davanti al computer per tempi lunghi e, fare una pausa controllando il proprio smartphone, da un punto di vista della salute del cervello e degli occhi, è come non farla affatto.

 

7) Obiettivi e scadenze a lungo termine

Nell’organizzare il proprio lavoro è sempre bene tenere sott’occhio una visione d’insieme, oltre la singola giornata o la singola settimana. Per questo è bene rivedere costantemente gli obiettivi e le scadenze a lungo termine, per capire per tempo se ci sono dei ritardi. Meglio sapere subito se non si è allineati con l’obiettivo semestrale o si è indietro rispetto al lavoro degli altri componenti del team.

 

8) Dormi il giusto

Non sono pochi gli smart worker e i neo-lavoratori autonomi che, alla ricerca dell’organizzazione ideale dell’orario lavorativo, sballano completamente il ciclo sonno-veglia, andando a dormire tardissimo per poi svegliarsi tardi la mattina, con tutta le frustrazioni e i problemi che questo può creare. Molto meglio, come anticipato, mettere la sveglia di prima mattina, assicurandosi però di dormire almeno 7 ore a notte. 

 

9) Tieni il conto delle ore lavorate

Lavorare in autonomia non vuol dire non avere orari. Anche chi lavora da casa o in un ufficio solitario deve tenere conto delle ore lavorate, anche per capire se il sistema di time management adottato sta funzionando o meno. Esistono tantissimi software gratuiti in grado di tener conto delle ora spese su una determinata task o, in generale, su un progetto. Questo metodo di controllo, tra l’altro, ti aiuta anche nella fase del calcolo di un eventuale tuo costo/ora (soprattutto se sei un libero professionista) per un preventivo.

 

10) Trova la tecnica di time management perfetta per te

Esistono davvero tante tecniche di time management differenti. C’è per esempio la tecnica del pomodoro, ideata da Francesco Cirillo, con una pausa di 5 minuti ogni 25 minuti di lavoro (ogni pomodoro) e una pausa di di 15 minuti ogni 2 ore (ogni 4 pomodori). C’è poi la tecnica dei 18 minuti, che prevede 5 minuti di riflessione a inizio e a fine giornata (prima per capire cosa portare a termine nella giornata, e poi per valutare gli obiettivi raggiunti) più un minuto di riflessione/controllo ogni ora (e quindi 8 minuti in totale). E queste sono solamente 2 tra le tecniche di time management più diffuse! Non è importante quale utilizzi, è più importante che la utilizzi davvero per imparare finalmente a gestire il tuo tempo nel migliore dei modi.

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