Qualche settimana fa ho scritto un post ciccione su come migliorare il proprio time management. Eppure, nonostante i miei sforzi nel realizzare quell’articolo – incredibile a dirsi – le giornate di 24 ore continuano ad andarci strette. Consulente marketing, ci credi? Insomma, mi è toccato rassegnarmi e capire che no, un mio post sulla gestione del tempo non è sufficiente per debellare dal nostro mondo quel brutto male che è il ritardo, accompagnato com’è da ansie, da clienti arrabbiati, da lavori fatti frettolosamente e quindi male, da promesse non mantenute e via dicendo. Beh, sono abbastanza certo che con un secondo post sull’argomento riuscirò a risolvere il problema: tra qualche anno la parola ‘ritardo’ sarà cancellata dal vocabolario italiano, per fare spazio a qualche altro termine più utile e più trendy (come Cosplay, Donut, Emoji e Speed Date, tutte parole nuove entrate nel dizionario Zingarelli 2017) e grandi statue saranno erette al time management. E ovviamente io, profeta barbuto della nuova gestione del tempo, oltre che della consulenza strategica marketing, sarò ricordato per l’acume dell’aver scritto un secondo post sull’argomento dopo aver visto che il primo aveva lasciato (è proprio il caso di dirlo) il tempo che aveva trovato.
Smart working? Sì, ma non troppo
Occhei, a parte le cavolate: tutti i giorni sento persone che si lamentano di non avere tempo a sufficienza. I clienti si crucciano per la pochezza delle settimane da sette soli giorni, e intorno a me vedo non pochi consulenti che sono spesso costretti a tracciare delle grosse croci rosse fiammeggianti sui weekend da dedicare al relax, al divertimento e alla famiglia.
Il time management è sempre stato un problema, è vero, ma le nuove tecnologie, se da un lato si proponevano di aiutarci nella gestione del tempo lavorativo, dall’altra ci hanno dato tutti gli strumenti per complicarci ulteriormente la vita: smart working ma non troppo, dunque, poiché essere sempre connessi non vuol dire solo poter lavorare ovunque, ma anche poter lavorare sempre. E dare a un uomo incapace di organizzarsi il tempo la possibilità di lavorare a qualsiasi orario significa molto spesso eliminare ogni suo reale spazio di tempo libero.
Le mie dritte per il tuo time management
E certo lavorare sodo non è un male. Ma lavorare troppo e in modo disorganizzato significa lavorare male, rendendo un cattivo servizio ai nostri clienti. Per questo, torno alla carica con dei nuovi consigli per migliorare il time management. Questa volta non mi accontento di due o tre consigli preziosi, no, oggi metto nero su bianco tutto quello che ho imparato in questi ultimi anni da consulente dei consulenti di web marketing sulla gestione del tempo. Qui sotto ci sono quindi tutte le dritte che ho imparato dai maghi della gestione del tempo, tutte le lezioni che ho imparato a mia spese e qualche consiglio della nonna che conosciamo tutti ma che ci ostiniamo a far finta di non conoscere. Dunque, sei pronto per migliorare la gestione del tempo della tua attività? Bene, partiamo!
Anzi, no, aspetta, che non voglio mica creare troppe illusioni. Non è che io scrivo un secondo post sull’ottimizzazione del time management e tutto d’un tratto la tua vita diventa più organizzata e più produttiva. Come dico sempre, ho una barba da mago ma gli incantesimi non li so fare, e tanto meno i miracoli, e infatti questo post non si intitola ‘Ecco un metodo miracoloso per ottimizzare il tuo time management’! Quindi prendi appunti, memorizza quanto segue, e inizia già da domani a mettere in pratica queste tecniche per la gestione del tempo. Leggerli e basta non servirà a nulla!
Pianifica il giorno: il primo passo per migliorare il proprio time management è quello di pianificare ogni singola giornata prima di iniziarla. L’optimum, quindi, è avere tra le mani una scaletta della giornata già la sera prima, così da avere una panoramica completa su quello che dovrai fare;
Pianifica sul lungo termine: non vivere giorno per giorno, punta invece ad avere una visione limpida delle settimane e dei mesi davanti a te. Il calendario è un tuo amico!
Che le pause siano pause: ogni tanto bisogna staccare dal lavoro, con delle brevi pause ristoratrici. Ma in quei 5 minuti bisogna davvero staccare il cervello: una cosa è fare una pausa ristoratrice, un’altra cosa è attaccarsi allo smartphone per leggere le email di lavoro;
Parti dalla task peggiore: la più noiosa, la più difficile, la più brigosa. In ogni lavoro, in ogni progetto, c’è una parte che proprio non si vorrebbe affrontare. Inizia da quella, così eviterai di procrastinare il lavoro allungando inutilmente le tempistiche, e da lì in poi, sarà tutto in discesa;
Arriva sempre per primo agli appuntamenti: arrivare sempre per primo agli appuntamenti non ti farà guadagnare nessuna medaglia, nessuno erigerà un monumento in tuo onore, e talvolta ti ritroverai a dover aspettare altri ritardatari. Ma quella di voler ‘arrivare per primo agli appuntamenti’ è la mentalità giusta per settare al meglio il proprio time management. Il ritardo genera ritardo, non dimenticarlo!
Scadenze temporali per ogni lavoro: certamente è difficile calcolare senza errori quanto tempo richiede ogni singola task, ma con l’esperienza farlo sarà sempre più semplice. Decidere in anticipo quanto tempo puoi dedicare a ogni azione ti aiuta a organizzare meglio la giornata, nonché a fare dei preventivi più verosimili;
Ogni tanto bisogna dire di no: l’ho già detto altrove, e lo ribadisco. Talvolta bisogna essere in grado di dire di no ai propri clienti. Quando è palese che un lavoro sarà fatto in ritardo, di gran fretta e senza la dovuta attenzione, quell’incarico non deve assolutamente essere accettato;
Ragiona su quali sono le priorità: in un mondo perfetto la giornata scorrerebbe sempre e comunque così come indicato sulla scaletta giornaliera. In realtà c’è sempre la chiamata improvvisa del cliente, il problema da risolvere, il lavoro urgente dell’ultimo minuto…. in questi casi bisogna capire quali sono le priorità, settando la propria giornata di conseguenza;
Individua e riduci al minimo tutto quello che ti fa sprecare tempo inutilmente: le notifiche dei social network sullo smartphone, i piaceri a profusione verso i colleghi, la disponibilità telefonica ventiquattr’ore su ventiquattro, tutte queste cose vanno individuate, soppesate e ridotte;
Non perdere mai di vista l’orologio: io ho una passione insana per gli orologi da polso, lo ammetto, e capisco – quasi – che qualcuno possa farne a meno. Ma va benissimo anche l’orologio del pc, dello smartphone o quello attaccato alla parete: l’importante è che tu sia sempre cosciente del tempo che passa. Come diceva Virgilio, omnia fert aetas, il ‘tempo porta via tutte le cose’. Con un orologio il tempo avanza comunque, ma almeno tu riuscirai a stare al suo passo.
Ecco, questi sono i meccanismi migliori e più immediati per ottimizzare il tuo time management. Forse non saranno sufficienti per cancellare davvero la parola ‘ritardo’ dal vocabolario, ma di certo, se messi in pratica, ti aiuteranno a portare a termine in tempo tutti i tuoi impegni e ad essere più produttivo, arrivando magari al fine settimana con un pò di più di fiato in corpo.
