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Abbiamo già parlato diverse volte di time management, e quindi delle migliori tecniche per organizzare e ottimizzare il proprio tempo. Però… però vedo che tanti consulenti web marketing e non solo, lì fuori, pur avendo studiato i più efficaci metodi per organizzare il tempo a propria disposizione, ancora fatica a venire a capo della propria giornata lavorativa. C’è chi, per rincorre tutto quello che deve fare, finisce per lavorare 11 o 12 ore al giorno, pure di sabato, e senza peraltro avere un ritorno economico che giustifichi un tale esborso di tempo. E c’è chi a questa enorme mole di ore lavorate aggiunge anche un generoso pizzico di stress, per la paura di non riuscire a fare tutto, di dimenticare qualcosa, di non rispettare gli impegni presi e via dicendo.Ti riconosci almeno un po’ in questa descrizione? Allora ti consiglio di continuare a leggere!

Il linea di massima le tecniche di time management ci insegnano a organizzare al meglio il tempo, ma ci dicono generalmente poco sul come organizzare in modo affidabile e tranquillo i vari progetti che dobbiamo affrontare. Vuoi finalmente lasciarti alle spalle la sensazione di sopraffazione che ti accompagna tutti i giorni, dentro e fuori dal tuo ufficio? Forse ho un metodo ‘diverso’ per la gestione del tempo che fa al caso tuo, che ti aiuterà a organizzare il tuo lavoro e, allo stesso tempo, ti permetterà di mantenere la mente ben sgombra, così da poter effettivamente dare il meglio. Questo metodo, peraltro, potrebbe persino essere messo all’opera in parallelo con altre tecniche di time management.

Partiamo da un presupposto: la nostra mente è fatta per avere idee, non per conservarle! É un concetto banale, ma davvero prezioso: la nostra mente ha il compito essenziale di creare nuove idee, non quello di archiviarle. A formulare questo pensiero e a dargli tutto il valore che merita è stato Davide Allen, l’autore del libro “Getting Things Done”, tradotto in italiano, in modo se vogliamo un filino discutibile ma sicuramente appealing, con il titolo “Detto, fatto!”. Ed è proprio del metodo per la gestione del tempo di Allen che voglio parlarti oggi.

Il metodo ha un nome preciso, ovvero GTD (acronimo del titolo del libro che è diventato, tra le altre cose, un marchio registrato): il suo scopo, ancora prima di organizzare il nostro tempo, è in realtà quello di liberare la nostra mente dalla necessità di ricordare idee, scadenze e appuntamenti, così da avere di fatto le energie mentali e la “memoria” necessarie per fare davvero quello che vogliamo e dobbiamo fare.

Lo anticipo: quello che scopriremo oggi non è affatto un metodo rivoluzionario di time management, e non ci sono delle intuizioni genialoidi che ti faranno sobbalzare sulla sedia. Lo stesso Allen, parlando della propria teoria, parla non a caso di una sorta di ‘buon senso avanzato’, a sottolineare che si tratta in realtà di una messa a sistema di cose piuttosto semplici. Eppure… eppure il sistema nel suo insieme funziona, e non è un caso se migliaia e migliaia di professionisti in tutto il mondo hanno deciso di applicare a livello quotidiano il GTD.

Di fatto il fulcro del metodo è liberare la nostra mente affidando a delle ‘memorie esterne’ quello che finisce spesso per ingolfare il nostro cervello. Come dicevo, non ci sono delle pensate allucinanti in questo metodo, solo delle ‘ovvietà’ alle quali spesso non pensiamo affatto, per lo più stupidamente. Pensa per esempio a un atleta che vuole correre la maratona, e che vuole correrla al meglio, sapendo però che alla fine della corsa vorrà farsi una doccia, cambiarsi scarpe e vestiti. Quindi cosa fa? Corre per tutti i 42 chilometri e rotti portando in spalla scarpe di ricambio, shampoo, sapone, jeans e felpa? No, prepara tutto per l’arrivo, e corre leggero, senza pesi superflui sulle spalle, sapendo che quello che gli occorre è lì dove deve essere.

Ecco, il concetto di fondo del metodo GTD è questo: perché ingolfare la testa con tutti i propri impegni, con le scadenze e con gli appuntamenti, lavorando quindi ‘in sovraccarico’, quando basta mettere tutto per iscritto su supporti esterni come calendari, agende, tabelle digitali e via dicendo? Per prevenire questo tipo di problema David Allen ha messo a punto un metodo basato su 5 passaggi piuttosto precisi.

Si inizia con il raccogliere tutti i dati, con l’attività che lui chiama “collection”. Si parla dunque di individuare tutti i compiti, tutte le idee, tutte le date da rispettare: per una gestione davvero completa del tempo, Allen suggerisce di inserire nei propri “raccoglitori” anche tutti gli impegni della vita privata, oltre a quelli professionali, così da poter davvero “svuotare” la mente. Ma quali sono questi raccoglitori? Qui Allen non pone limiti: la tua agenda, delle liste su fogli di carta, degli strumenti digitali, degli schedari, delle vaschette porta-documenti in stile anni Ottanta. A te la scelta. Certo, la prima raccolta, quella che effettuerai domani o dopodomani se deciderai di adottare il metodo GTD, sarà piuttosto lunga e laboriosa. Ma da lì in poi aggiungere i nuovi compiti sarà un gioco da ragazzi!

Il secondo step consiste nell’esaminare quanto raccolto: nella fase “clarification” si procede quindi nel definire la natura delle varie cose raccolte. Quale tipo di compito è quello? E quell’altro? Posso fare qualcosa riguardo ad esso? Nel caso la risposta sia negativa, è possibile semplicemente cestinarlo o porlo in un una categoria che potremmo chiamare come “materiale per possibili altri lavori”. In questa fase c’è un aspetto cruciale: tutti i compiti che richiedono pochissimo tempo per essere portati a termine – al di sotto dei due minuti – non vanno calendarizzati, vanno fatti subito, e la tua mente sarà leggera, con meno preoccupazioni, per lavorare più serenamente e sì, anche per andare a dormire in modo più rilassato la sera, sapendo che tutti i propri compiti, le idee e le scadenze sono scritte nero su bianco, senza rischio di perdere nulla.

La terza fase, “organization”, consiste nel creare delle “cartelle” specifiche per le proprie attività. Da una parte ci sarà il contenitore in cui dovranno essere raccolti i singoli progetti (ovvero qualsiasi compito individuato che non possa essere risolto in un unico passaggio), da un’altra parte una lista separata in cui raccogliere le azioni non collegate a progetti specifici; sarà poi necessario mettere a punto un calendario, nel quale segnare solo ed esclusivamente le scadenze da rispettare, in modo asciutto e lampante.

La quarta fase è dedicata alla verifica, e di fatto al controllo delle varie cartelle create: la fase “revisione” è di fatto il passaggio che certifica l’affidabilità del metodo GTD. Il consiglio di Allen è quello di dare una controllata almeno una volta al giorno, per poi pianificare almeno una volta alla settimana una verifica di quanto fatto nei 7 giorni precedenti, per controllare che le varie liste siano perfettamente aggiornate e che tutto si trovi nel “contenitore” giusto.

Infine… infine c’è il quinto passaggio, fondamentale: parliamo ovviamente dello step “action”, perché non si può passare la vita a organizzare il lavoro, prima o poi bisogna sporcarsi anche le mani! In questa fase si procede per priorità. Ma non solo: oltre alla priorità, la scelta delle attività da portare avanti dovrebbe essere presa anche in base ad altri fattori, come il tempo a propria disposizione, il contesto in cui ci si trova a lavorare oppure il livello di stanchezza. Cosa significa tutto questo? Significa che il metodo GTD lascia, pur all’interno di un sistema strutturato, una certa libertà, partendo dal presupposto che il mondo non è perfetto. C’è la mattina in cui abbiamo tanto tempo a disposizione, in cui siamo carichissimi nel nostro ufficio perfettamente silenzioso, e potremmo quindi metterci all’opera con una task difficile e prioritaria. Ma arriva anche il momento in cui, verso la fine del pomeriggio, le nostre energie sono ai minimi storici, e dobbiamo quindi optare per un’attività più leggera; come scegliere poi un’attività lunga, quando sappiamo che abbiamo solamente mezz’ora prima di un meeting? E perché scegliere di fare una delicata chiamata di lavoro, proprio nel momento in cui gli operai al piano di sotto accendono il demolitore? Anche tempo a disposizione e contesto, insomma, vanno tenuti in considerazione.

Il metodo GTD ti ha incuriosito? Ebbene, quello che ho fatto qui è solo un ristrettissimo riassunto: ti consiglio di leggere il libro di David Allen per capire appieno ogni passaggio!

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