Sbagliando si impara. Certe volte basta sbagliare poco per imparare molto. Altre volte si sbaglia tanto, tantissimo, per imparare poco poco. Io, in qualità di consulente web marketing, dopo un bel po’ di errori, ma nemmeno troppi, ho capito pian piano come e quando organizzare dei meeting efficienti e produttivi con i miei clienti. C’è un modo giusto e un modo sbagliato di organizzare questi incontri, a prescindere dal contenuto reale che costruiremo in quel lasso di tempo.
Ma non solo: ci sono dei meeting che hanno un senso, e altri meeting che invece non ne hanno nessuno. Gli incontri che non hanno senso sono quelli che, al termine dell’incontro, lasciano tutti i partecipanti perplessi, con la sensazione di aver partecipato a qualcosa di inutile… C’era davvero bisogno di buttare la vento questa ora – queste due o tre ore – del mio tempo? Valeva davvero la pena liberare il pomeriggio per questo incontro? Dovevo davvero ritardare quel lavoro importante per discutere di queste cose? Di buono c’è che, da quando la maggior parte degli incontri si può fare online, perlomeno non si butta via il tempo relativo allo spostamento fisico.
Va però detto anche che proprio il fatto di poter fare dei meeting online senza perdere il tempo relativo allo spostamento fisico ha al contrario portato tanti professionisti a moltiplicare gli incontri con clienti e collaboratori. Sarà uno strascico della solitudine provata durante la quarantena, sarà la voglia di fare quattro chiacchiere, sarà il pensiero “è sempre meglio parlarne insieme”, sarà quel che sarà, ma conosco tanti professionisti che perdono tanto, troppo tempo nell’organizzare e nel fare meeting online oppure offline che semplicemente non servivano.
E certo, c’è chi potrebbe dire che quel tempo, per il consulente, non è affatto sprecato, perlomeno non a livello economico. Ma questa è una tesi che si può smontare immediatamente, e con poco sforzo. Dici che le ore che spendi durante i meeting con il cliente sono comunque fatturate? E se io ti dicessi che eliminando i meeting inutili potresti proporre dei preventivi a prezzi minori, con lo stesso servizio, e quindi imbattibili? E se ti dico invece che quelle stesse ore spese durante gli incontri infruttuosi potrebbero essere trasformate in ore di lavoro concreto per migliorare la strategia del cliente, e con essa i suoi risultati, per poter così diventare il consulente capace con cui tutti vorrebbero lavorare?
Quindi sì, le ore sprecate durante un meeting lo sono davvero, anche per il consulente – e non solo per i cliente (e qui si dovrebbe aprire tutto un capitolo su quanto è controproducente per un consulente sprecare il tempo del cliente).
Da una parte, dicevamo, ci sono i meeting che non hanno senso. Sono quei meeting, per capirci, che potevano essere semplicemente un’email, o una telefonata velocissima, e nulla di più. E poi ci sono invece i meeting che avrebbero senso, ma che sono organizzati male e gestiti peggio, portando quindi al medesimo risultato dei predetti.
Come fare allora per rendere i propri incontri con i clienti fruttuosi per entrambi? Prima di tutto, è tuo compito individuare precisamente la ragion d’essere di quell’incontro. I motivi che possono portare a organizzare un meeting offline oppure online possono essere molti: per scambiare delle idee con il cliente, per conoscere alcuni dettagli importanti sul suo business, per spiegare dei processi potenzialmente complessi e via dicendo. Ma attenzione: nel momento in cui la ragione del meeting è semplicemente quella di dare delle informazioni piane, che richiedono unicamente l’esposizione unidirezionale dei concetti, un’email potrebbe essere in molti casi sufficiente. Se solo uno dei due soggetti coinvolti dovrà trasmettere delle informazioni, infatti, non ci sarà nessun motivo concreto per obbligare entrambe le persone a essere nello stesso tempo nello stesso luogo (offline oppure online). Si potrà eventualmente organizzare un incontro successivo nel caso in cui le informazioni da passare risultino particolarmente complesse.
Ecco quindi il primo passaggio per capire come e quando organizzare un meeting con un cliente: è meglio non farlo quando l’incontro potrebbe essere sostituito semplicemente da un’email.
Ipotizziamo che sì, questo incontro sia sensato, e che debba quindi avere luogo. Il secondo passaggio per organizzare un meeting efficace è quello di scegliere accuratamente i partecipanti. Quali criteri è bene seguire in tal senso? È bene che siano presenti solo le persone realmente interessate, senza esagerare. Jeff Bezos, per organizzare i propri meeting, segue la regola “two pizza”: se le persone che partecipano a un meeting non possono essere sfamate con sole due pizze, allora le persone sono troppe. Questo però vale solo negli Stati Uniti, dove hanno una concezione sballata della pizza: noi sappiamo infatti che con due pizze si possono sfamare solamente due persone – o una sola persona particolarmente affamata.
Chi invitare dunque all’incontro? Solo chi ha potere decisionale, oppure solamente la persona che effettivamente deve implementare la strategia. Inutile coinvolgere in un incontro dei collaboratori che non devono prendere decisioni o che sanno già benissimo cosa fare, come altre volte è inutile coinvolgere il cliente in incontri tecnici con i collaboratori, e via dicendo.
E poi? Poi c’è la gestione vera e propria dell’incontro. Tipicamente questo è condotto proprio dal consulente, il quale deve fare in modo di mantenere alta l’attenzione di tutti. Il primo consiglio in questo senso è: sii breve, in tutti i sensi. La durata dell’incontro non deve mai eccedere il tempo strettamente necessario per analizzare tutti i punti predefiniti (sì, è bene fare una lista dei temi da toccare, così da essere certi di non sprecare tempo su temi non rilevanti) e ogni intervento deve essere a sua volta il più breve possibile. Il concetto è semplice: in pochi possono garantire la massima attenzione per un tempo maggiore ai 5 o 10 minuti consecutivi! Proprio per questo è bene far partecipare attivamente tutte le persone presenti all’incontro, domandando eventualmente la loro opinione o il loro contributo sui vari punti discussi, per mantenere alto il livello di concentrazione.
Queste sono le regole generali per meeting fruttuosi, che non facciano sprecare il tempo a nessuno dei partecipanti. Ci sono anche altre azioni che possono essere messe in campo per rendere questi incontri ancora più efficaci, da applicare di volta in volta in base alla situazione. Si potrebbe per esempio invitare tutti a non usare i propri smartphone per tutta la durata dell’incontro, chiarendo che in questo modo, avendo l’attenzione viva di tutti, si potrà portare a termine il meeting in meno di mezz’ora.
Per ridurre al minimo la possibilità di ritardatari – ci sono sia negli incontri online che in quelli offline – può poi essere efficace fissare degli orari “strani” per l’inizio degli incontri. Anziché fissare l’incontro a un orario “tondo” come 10.00 o 10.30, si potrà fissare il meeting alle 10.07, oppure alle 10.34. In questo modo i partecipanti saranno incuriositi dalla particolarità dell’orario scelto, e saranno probabilmente collegati o presenti in tempo (purtroppo questo espediente non ha la stessa efficacia le volte successive!).
É buona norma, in ogni caso, dedicare gli ultimissimi minuti dell’incontro a un riassunto di quanto detto o di quanto deciso, per avere la certezza di essere sempre sulla stessa lunghezza d’onda – disattenti compresi!
